DECRETO Nº 16.798, de 21 de setembro de 2010.

O PREFEITO MUNICIPAL DE PORTO ALEGRE, no uso das atribuições que lhe conferem os incisos II e IV do artigo 94 da Lei Orgânica do

Considerando que a Constituição Federal de 1988,documentação governamental e as providências para franquear sua consulta anecessitem;

considerando que o art. 1º da Lei Federal de Arquivos – Lei Federal nº8.159, de 8 de janeiro de 1991, dispõe que é dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivo, como instrumentos de apoio àadministração,à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação;

considerando a importância dos arquivos como instrumento de gestão indispensável à transparência, à eficiência, eficácia e efetividade administrativa, ao desenvolvimento político e social e como garantia do direito à informação e à memória;

considerando a Resolução nº 27 do Conselho Nacional de Arquivos, CONARQ, de 16 de junho de 2008, que dispõe sobre o dever do Poder Público, no âmbito dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, de criar e manterArquivos Públicos, na suaespecífica esfera de competência, para promover a gestão, a guarda e a preservação de documentos arquivísticos e a disseminação das informações neles contidos;

considerando que o art. 9º da Lei Federal de Arquivos – Lei Federal nº8.159, de 8 de janeiro de 1991, determina que a eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada, mediante autorização dainstituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência;

considerando que o art. 62 da Lei Federal nº 9.605, de 12 de fevereirode 1998, dispõe que é crime destruir, inutilizar e deteriorar documentos de arquivo, protegidos por lei, ato administrativo ou decisão judicial, e estabelece as sanções penaisdele decorrentes;

considerando que a perda, o extravio ou a destruição indiscriminada dopatrimônio documental público pode acarretar danos irreparáveis à administração pública, aos direitos dos cidadãos, à produção do conhecimento, à memória e à história; e

considerando a obrigatoriedade de que cada Estado, o Distrito Federal ea gestão, a preservação e o acesso aos documentos produzidos e recebidos no âmbito dos PoderesExecutivo,Legislativo e Judiciário, para pleno cumprimento das disposições contidasnos incs. XIV e XXXIII do art. 5º, no inc. III do art. 23, no art. 215, noim como nos arts. 5º, 9º e 21da Lei Federal de Arquivos,

D E C R E T A:

Art. 1º Fica instituído o Sistema de Arquivos do Município de Porto Alegre (SIARQ/POA), no âmbito da Administração Centralizada,termediária e permanente,pelasquais passam os documentos em seu ciclo vital, como forma de assegurar sua/p>

Art. 2º O SIARQ/POA tem por objetivos:

I – promover a integração dos arquivos existentes nas diversas unidades

II – racionalizar e padronizar a produção documental;

III – assegurar a proteção e a preservação da documentação arquivística

IV – facilitar o acesso ao patrimônio arquivístico público, de acordo com as necessidades da administração pública e da sociedade; e

V – normatizar o tratamento da informação arquivística a partir do usode novas tecnologias.

Art. 3º Integram o SIARQ/POA todos os órgãos da Administração Centralizada do Município.

§ 1º O titular de cada órgão deve assinar o Termo de Compromisso, conforme modelo constante no anexo deste Decreto, que tem por objetivo detalhar a forma de atuação do órgão, junto ao SIARQ/POA.

§ 2º A não assinatura do Termo de Compromisso não desobriga o órgão doara quaisquer fins.

§ 3º Poderão ser acrescentadas novas cláusulas ao Termo de Compromisso, referido no anexo, quando assim se julgar necessário.

Art. 4º O SIARQ/POA fica vinculado à Secretaria Municipal de Administração (SMA), com a seguinte estrutura:

I – Comitê Estratégico:

a) Secretário Municipal de Administração, que o presidirá;

b) Secretário Municipal da Cultura;

c) Secretário Municipal da Fazenda;

d) Secretário Municipal da Educação;

e) Secretário Municipal da Saúde; e

f) Procurador-Geral do Município;

II – Comitê Gerencial:

a) 2 (dois) representantes da SMA, sendo 1 (um) o titular da Coordenação de Documentação (CD), que o presidirá;

b) 2 (dois) representantes da Secretaria Municipal da Cultura (SMC), sendo um do Arquivo Histórico de Porto Alegre Moysés Vellinho;

c) 2 (dois) representantes da Secretaria Municipal da Fazenda (SMF), sendo 1 (um) da Controladoria-Geral do Município (CGM);

d) representantes de outros órgãos que sejam convocados pelo presidente

III – Órgãos executivos: órgãos da Administração Centralizada, atravésde suas unidades de apoio administrativo; e

IV – Comissão Permanente de Avaliação Documental (CPAD): presidida peloetentores de cargos de provimento efetivo, abaixo discriminados:

a) 1 (um) servidor com formação de nível superior em História;

b) 1 (um) servidor com formação de nível superior em Arquivologia;

c) 1 (um) Procurador da Procuradoria-Geral do Município (PGM);

d) 1 (um) Contador da CGM, da SMF; e

e) outros integrantes, conforme necessidade.

§ 1º Para as reuniões do Comitê Gerencial e da CPAD, poderão ser convidados representantes ou especialistas de outras áreas, por iniciativa de seu presidente.

§ 2º Para as reuniões do Comitê Estratégico, que devem ocorrer mensalmente, poderão ser convocados membros do Comitê Gerencial ou da CPAD, por iniciativa de seu presidente.

§ 3º O Comitê Gerencial e a CPAD se reunirão, ordinariamente, uma vezpor semana, e o Comitê Estratégico, ordinariamente, uma vez por mês, sendoctivos colegiados, sempre quenecessário.

§ 4º Atuarão como suplentes dos Secretários Municipais arrolados no inc. I deste artigo, os seus respectivos Adjuntos.

Art. 5º Compete ao Comitê Estratégico:

I – estabelecer a política e diretrizes para a gestão documental na Administração Centralizada do Município;

II – propor ações estratégicas, para a implantação da política de gestão documental no Município;

III – coordenar, apoiar, articular e avaliar as ações propostas pelo Comitê Gerencial;

IV – atuar como instância decisória da política arquivística;

V – coordenar, fornecer dados, criar condições e definir responsabilidades, com relação à implementação da política arquivística;

VI – expedir atos normativos visando à regulamentação das ações do SIARQ/POA;

VII – divulgar à sociedade e às instâncias competentes os resultados alcançados; e

VIII – recomendar providências para a apuração de atos lesivos ao patrimônio documental do Município.

Art. 6º Compete ao Comitê Gerencial:

I – implantar as diretrizes estabelecidas pelo Comitê Estratégico;

II – elaborar, segundo princípios arquivísticos, os instrumentos para implantação da gestão documental;

III – propor a capacitação técnica dos recursos humanos, que desenvolvam atividades de gestão documental;

IV – apresentar ao Comitê Estratégico alternativas de legislação ou normativas necessárias ao aperfeiçoamento e à implementação da gestão documental do Município;

V – participar do planejamento e elaboração de sistemas digitais aplicados à documentação arquivística;

VI – elaborar medidas para preservação de documentos arquivísticos de valor permanente, em seus diversos suportes;

VII – zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais,oduzido pelo Município;

VIII – zelar pelo cumprimento dos dispositivos legais emanados pelo SIARQ/POA; e

IX – elaborar relatórios periódicos, encaminhando ao Comitê Estratégico, dando conta do andamento do processo de gestão documental nos órgãos.

Art. 7º Compete aos órgãos da Administração Centralizada:

I – articular as unidades de trabalho que compõem o órgão para a realização das políticas de gestão documental e das atividades propostas pelo Comitê Gerencial, sob orientação deste;

II – promover atividades de divulgação e sensibilização no seu âmbito,visando à conscientização nos níveis político, administrativo e técnico sobre a importância da gestão documental;

III – atender as orientações e determinações do Comitê Estratégico e do

IV – constituir e coordenar grupos e comissões internas, em conjunto com o Comitê Gerencial;

V – propor e organizar eventos de capacitação técnica dos servidores designados às atividades relacionadas à gestão documental;

VI – elaborar relatórios periódicos, encaminhando ao Comitê Gerencial,dando conta do andamento do processo de gestão documental no respectivo órgão, bem como outras informações que sejam solicitadas pelo Comitê Gerencial ou pela CPAD;

VII – zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais,oduzido pelo Município, observando a adequação do espaço físico e o acondicionamento de seu acervodocumental;

VIII – zelar pelo cumprimento dos dispositivos legais emanados pelo SIARQ/POA; e

IX – indicar unidade de trabalho, que atuará como responsável pelo relacionamento do órgão com o SIARQ/POA.

Art. 8º Compete à Comissão Permanente de Avaliação Documental:

I – avaliar a documentação e definir prazos de guarda e destinação documental;

II – aprovar instrumentos de gestão documental propostos pelo Comitê Gerencial;

III – convocar especialistas de outras áreas, para auxiliar na plena execução das atribuições da CPAD;

IV – zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais,que norteiam a preservação e disponibilização do patrimônio documental produzido pelo Município; e

V – regulamentar suas atividades através de regimento interno.

Art. 9º O Comitê Estratégico e o Comitê Gerencial poderão regulamentar suas atividades através de regimento interno.

Art. 10. Os membros do Comitê Gerencial e da CPAD serão nomeados pelo presidente do Comitê Estratégico, a partir das indicaçõesfeitas pelos titulares dos órgãos da Administração Centralizada.

Parágrafo único. O mandato dos membros do Comitê Gerencial e da CPAD terá a duração de 2 (dois) anos, admitida a recondução.

Art. 11. Aplica-se o disposto neste decreto, no que couber, às Autarquias e Fundação Municipais e demais entes da AdministraçãoDescentralizada, que poderão aderir ao SIARQ/POA, através de assinatura do

Art. 12. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.

PREFEITURA MUNICIPAL DE PORTO ALEGRE, 21 de setembro de 2010.

José Fortunati,

Prefeito.

Sônia Vaz Pinto,

Secretária Municipal de Administração.

Registre-se e publique-se.

Newton Baggio,

Secretário Municipal de Gestão e

Acompanhamento Estratégico.

Anexo ao Decreto nº 16.798.

SISTEMA DE ARQUIVOS DO MUNICIPIO DE PORTO ALEGRE

TERMO DE COMPROMISSO

Aos ____________ dias do mês de ___________________ de 20____, o ComitêOA, representado pelo(a) Senhor(a) ______________________

__________________________, na qualidade de seu Presidente, e o(a) ____________________________________ ora designado SIGNATÁRIO, neste ato representado pelo(a) Senhor(a) __________________________

________________________________, e em atenção ao disposto no Decreto nº ____________, de ______ de _________________ de 20____, assinam o presente TERMO DE COMPROMISSO, com as cláusulas seguintes:

Cláusula primeira

O signatário compromete-se a contribuir para o alcance dos objetivos do

Efetuar levantamento da produção documental de cada uma de suas unidades administrativas;

Elaborar o plano de classificação de documentos;

Elaborar proposta para a tabela de temporalidade de documentos – TTD;

Aplicar a TTD e organizar os acervos documentais;

Adequar o espaço físico para acondicionar os acervos de seu arquivo corrente;

Zelar pelo cumprimento das políticas de preservação e conservação de documentos.

CLÁUSULA SEGUNDA

O signatário deverá operacionalizar e efetivar, sob orientação do Comitê Gerencial do SIARQ/POA, as políticas públicas de arquivo, e para isso, deve fornecer as informações solicitadas por tal órgão, bem como pela Comissão Permanente de AvaliaçãoDocumental – CPAD, executando as determinações do Comitê Estratégico, quedesonera-se em casos de não observância e consecução das mesmas.

§ 1º: No intuito do pleno atendimento das finalidades do SIARQ/POA, compromete-se o signatário a desenvolver ações que visem à conscientização, nos níveis políticos, administrativos e técnicos sobre a importância da gestão documental.

§ 2º: Cabe ao signatário requerer, e ao Comitê Gerencial do SIARQ/POA fornecer, guardadas as possibilidades e competências, apoio para a capacitação dos servidores designados às atividades precípuas deste termo de compromisso.

§ 3º: O signatário compromete-se a disponibilizar recursos para as atividades do SIARQ/POA.

CLÁUSULA TERCEIRA

Quaisquer dúvidas decorrentes da assinatura do presente Termo de Compromisso deverão ser dirimidas junto aos comitês Estratégico e Gerencial do SIARQ/POA, que poderão, para o melhor cumprimento e funcionamento do sistema, elaborar e expedir atosnormativos devidamente chancelados pelo presidente do Comitê Estratégico do SIARQ/POA.

§ 1º: Este Termo de Compromisso terá vigência a partir da data de sua assinatura.

§ 2º: O signatário providenciará a publicação de um extrato deste instrumento no DOPA – Diário Oficial do Município de Porto Alegre.

CLÁUSULA QUARTA

Fica instituída a unidade de trabalho _____________________________

____________________, integrante do órgão signatário, como unidade responsável pelo relacionamento com o SIARQ/POA, para todos os fins, ressalvada a responsabilidade administrativa do titular do órgão signatário.

E, por assim estarem justas e de acordo, firmam o presente Termo de Compromisso na presença das testemunhas abaixo firmadas.

Porto Alegre, ________ de ____________________ de 20_______.

_________________________________________________

Presidente do Comitê Estratégico – SIARQ/POA

_________________________________________________

Órgão Signatário

Testemunha: ____________________________

Testemunha: ____________________________

DECRETO Nº 16.798, de 21 de setembro de 2010.

O PREFEITO MUNICIPAL DE PORTO ALEGRE, no uso das atribuições que lhe conferem os incisos II e IV do artigo 94 da Lei Orgânica do

Considerando que a Constituição Federal de 1988,documentação governamental e as providências para franquear sua consulta anecessitem;

considerando que o art. 1º da Lei Federal de Arquivos – Lei Federal nº8.159, de 8 de janeiro de 1991, dispõe que é dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivo, como instrumentos de apoio àadministração,à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação;

considerando a importância dos arquivos como instrumento de gestão indispensável à transparência, à eficiência, eficácia e efetividade administrativa, ao desenvolvimento político e social e como garantia do direito à informação e à memória;

considerando a Resolução nº 27 do Conselho Nacional de Arquivos, CONARQ, de 16 de junho de 2008, que dispõe sobre o dever do Poder Público, no âmbito dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, de criar e manterArquivos Públicos, na suaespecífica esfera de competência, para promover a gestão, a guarda e a preservação de documentos arquivísticos e a disseminação das informações neles contidos;

considerando que o art. 9º da Lei Federal de Arquivos – Lei Federal nº8.159, de 8 de janeiro de 1991, determina que a eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada, mediante autorização dainstituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência;

considerando que o art. 62 da Lei Federal nº 9.605, de 12 de fevereirode 1998, dispõe que é crime destruir, inutilizar e deteriorar documentos de arquivo, protegidos por lei, ato administrativo ou decisão judicial, e estabelece as sanções penaisdele decorrentes;

considerando que a perda, o extravio ou a destruição indiscriminada dopatrimônio documental público pode acarretar danos irreparáveis à administração pública, aos direitos dos cidadãos, à produção do conhecimento, à memória e à história; e

considerando a obrigatoriedade de que cada Estado, o Distrito Federal ea gestão, a preservação e o acesso aos documentos produzidos e recebidos no âmbito dos PoderesExecutivo,Legislativo e Judiciário, para pleno cumprimento das disposições contidasnos incs. XIV e XXXIII do art. 5º, no inc. III do art. 23, no art. 215, noim como nos arts. 5º, 9º e 21da Lei Federal de Arquivos,

D E C R E T A:

Art. 1º Fica instituído o Sistema de Arquivos do Município de Porto Alegre (SIARQ/POA), no âmbito da Administração Centralizada,termediária e permanente,pelasquais passam os documentos em seu ciclo vital, como forma de assegurar sua/p>

Art. 2º O SIARQ/POA tem por objetivos:

I – promover a integração dos arquivos existentes nas diversas unidades

II – racionalizar e padronizar a produção documental;

III – assegurar a proteção e a preservação da documentação arquivística

IV – facilitar o acesso ao patrimônio arquivístico público, de acordo com as necessidades da administração pública e da sociedade; e

V – normatizar o tratamento da informação arquivística a partir do usode novas tecnologias.

Art. 3º Integram o SIARQ/POA todos os órgãos da Administração Centralizada do Município.

§ 1º O titular de cada órgão deve assinar o Termo de Compromisso, conforme modelo constante no anexo deste Decreto, que tem por objetivo detalhar a forma de atuação do órgão, junto ao SIARQ/POA.

§ 2º A não assinatura do Termo de Compromisso não desobriga o órgão doara quaisquer fins.

§ 3º Poderão ser acrescentadas novas cláusulas ao Termo de Compromisso, referido no anexo, quando assim se julgar necessário.

Art. 4º O SIARQ/POA fica vinculado à Secretaria Municipal de Administração (SMA), com a seguinte estrutura:

I – Comitê Estratégico:

a) Secretário Municipal de Administração, que o presidirá;

b) Secretário Municipal da Cultura;

c) Secretário Municipal da Fazenda;

d) Secretário Municipal da Educação;

e) Secretário Municipal da Saúde; e

f) Procurador-Geral do Município;

II – Comitê Gerencial:

a) 2 (dois) representantes da SMA, sendo 1 (um) o titular da Coordenação de Documentação (CD), que o presidirá;

b) 2 (dois) representantes da Secretaria Municipal da Cultura (SMC), sendo um do Arquivo Histórico de Porto Alegre Moysés Vellinho;

c) 2 (dois) representantes da Secretaria Municipal da Fazenda (SMF), sendo 1 (um) da Controladoria-Geral do Município (CGM);

d) representantes de outros órgãos que sejam convocados pelo presidente

III – Órgãos executivos: órgãos da Administração Centralizada, atravésde suas unidades de apoio administrativo; e

IV – Comissão Permanente de Avaliação Documental (CPAD): presidida peloetentores de cargos de provimento efetivo, abaixo discriminados:

a) 1 (um) servidor com formação de nível superior em História;

b) 1 (um) servidor com formação de nível superior em Arquivologia;

c) 1 (um) Procurador da Procuradoria-Geral do Município (PGM);

d) 1 (um) Contador da CGM, da SMF; e

e) outros integrantes, conforme necessidade.

§ 1º Para as reuniões do Comitê Gerencial e da CPAD, poderão ser convidados representantes ou especialistas de outras áreas, por iniciativa de seu presidente.

§ 2º Para as reuniões do Comitê Estratégico, que devem ocorrer mensalmente, poderão ser convocados membros do Comitê Gerencial ou da CPAD, por iniciativa de seu presidente.

§ 3º O Comitê Gerencial e a CPAD se reunirão, ordinariamente, uma vezpor semana, e o Comitê Estratégico, ordinariamente, uma vez por mês, sendoctivos colegiados, sempre quenecessário.

§ 4º Atuarão como suplentes dos Secretários Municipais arrolados no inc. I deste artigo, os seus respectivos Adjuntos.

Art. 5º Compete ao Comitê Estratégico:

I – estabelecer a política e diretrizes para a gestão documental na Administração Centralizada do Município;

II – propor ações estratégicas, para a implantação da política de gestão documental no Município;

III – coordenar, apoiar, articular e avaliar as ações propostas pelo Comitê Gerencial;

IV – atuar como instância decisória da política arquivística;

V – coordenar, fornecer dados, criar condições e definir responsabilidades, com relação à implementação da política arquivística;

VI – expedir atos normativos visando à regulamentação das ações do SIARQ/POA;

VII – divulgar à sociedade e às instâncias competentes os resultados alcançados; e

VIII – recomendar providências para a apuração de atos lesivos ao patrimônio documental do Município.

Art. 6º Compete ao Comitê Gerencial:

I – implantar as diretrizes estabelecidas pelo Comitê Estratégico;

II – elaborar, segundo princípios arquivísticos, os instrumentos para implantação da gestão documental;

III – propor a capacitação técnica dos recursos humanos, que desenvolvam atividades de gestão documental;

IV – apresentar ao Comitê Estratégico alternativas de legislação ou normativas necessárias ao aperfeiçoamento e à implementação da gestão documental do Município;

V – participar do planejamento e elaboração de sistemas digitais aplicados à documentação arquivística;

VI – elaborar medidas para preservação de documentos arquivísticos de valor permanente, em seus diversos suportes;

VII – zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais,oduzido pelo Município;

VIII – zelar pelo cumprimento dos dispositivos legais emanados pelo SIARQ/POA; e

IX – elaborar relatórios periódicos, encaminhando ao Comitê Estratégico, dando conta do andamento do processo de gestão documental nos órgãos.

Art. 7º Compete aos órgãos da Administração Centralizada:

I – articular as unidades de trabalho que compõem o órgão para a realização das políticas de gestão documental e das atividades propostas pelo Comitê Gerencial, sob orientação deste;

II – promover atividades de divulgação e sensibilização no seu âmbito,visando à conscientização nos níveis político, administrativo e técnico sobre a importância da gestão documental;

III – atender as orientações e determinações do Comitê Estratégico e do

IV – constituir e coordenar grupos e comissões internas, em conjunto com o Comitê Gerencial;

V – propor e organizar eventos de capacitação técnica dos servidores designados às atividades relacionadas à gestão documental;

VI – elaborar relatórios periódicos, encaminhando ao Comitê Gerencial,dando conta do andamento do processo de gestão documental no respectivo órgão, bem como outras informações que sejam solicitadas pelo Comitê Gerencial ou pela CPAD;

VII – zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais,oduzido pelo Município, observando a adequação do espaço físico e o acondicionamento de seu acervodocumental;

VIII – zelar pelo cumprimento dos dispositivos legais emanados pelo SIARQ/POA; e

IX – indicar unidade de trabalho, que atuará como responsável pelo relacionamento do órgão com o SIARQ/POA.

Art. 8º Compete à Comissão Permanente de Avaliação Documental:

I – avaliar a documentação e definir prazos de guarda e destinação documental;

II – aprovar instrumentos de gestão documental propostos pelo Comitê Gerencial;

III – convocar especialistas de outras áreas, para auxiliar na plena execução das atribuições da CPAD;

IV – zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais,que norteiam a preservação e disponibilização do patrimônio documental produzido pelo Município; e

V – regulamentar suas atividades através de regimento interno.

Art. 9º O Comitê Estratégico e o Comitê Gerencial poderão regulamentar suas atividades através de regimento interno.

Art. 10. Os membros do Comitê Gerencial e da CPAD serão nomeados pelo presidente do Comitê Estratégico, a partir das indicaçõesfeitas pelos titulares dos órgãos da Administração Centralizada.

Parágrafo único. O mandato dos membros do Comitê Gerencial e da CPAD terá a duração de 2 (dois) anos, admitida a recondução.

Art. 11. Aplica-se o disposto neste decreto, no que couber, às Autarquias e Fundação Municipais e demais entes da AdministraçãoDescentralizada, que poderão aderir ao SIARQ/POA, através de assinatura do

Art. 12. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.

PREFEITURA MUNICIPAL DE PORTO ALEGRE, 21 de setembro de 2010.

José Fortunati,

Prefeito.

Sônia Vaz Pinto,

Secretária Municipal de Administração.

Registre-se e publique-se.

Newton Baggio,

Secretário Municipal de Gestão e

Acompanhamento Estratégico.

Anexo ao Decreto nº 16.798.

SISTEMA DE ARQUIVOS DO MUNICIPIO DE PORTO ALEGRE

TERMO DE COMPROMISSO

Aos ____________ dias do mês de ___________________ de 20____, o ComitêOA, representado pelo(a) Senhor(a) ______________________

__________________________, na qualidade de seu Presidente, e o(a) ____________________________________ ora designado SIGNATÁRIO, neste ato representado pelo(a) Senhor(a) __________________________

________________________________, e em atenção ao disposto no Decreto nº ____________, de ______ de _________________ de 20____, assinam o presente TERMO DE COMPROMISSO, com as cláusulas seguintes:

Cláusula primeira

O signatário compromete-se a contribuir para o alcance dos objetivos do

Efetuar levantamento da produção documental de cada uma de suas unidades administrativas;

Elaborar o plano de classificação de documentos;

Elaborar proposta para a tabela de temporalidade de documentos – TTD;

Aplicar a TTD e organizar os acervos documentais;

Adequar o espaço físico para acondicionar os acervos de seu arquivo corrente;

Zelar pelo cumprimento das políticas de preservação e conservação de documentos.

CLÁUSULA SEGUNDA

O signatário deverá operacionalizar e efetivar, sob orientação do Comitê Gerencial do SIARQ/POA, as políticas públicas de arquivo, e para isso, deve fornecer as informações solicitadas por tal órgão, bem como pela Comissão Permanente de AvaliaçãoDocumental – CPAD, executando as determinações do Comitê Estratégico, quedesonera-se em casos de não observância e consecução das mesmas.

§ 1º: No intuito do pleno atendimento das finalidades do SIARQ/POA, compromete-se o signatário a desenvolver ações que visem à conscientização, nos níveis políticos, administrativos e técnicos sobre a importância da gestão documental.

§ 2º: Cabe ao signatário requerer, e ao Comitê Gerencial do SIARQ/POA fornecer, guardadas as possibilidades e competências, apoio para a capacitação dos servidores designados às atividades precípuas deste termo de compromisso.

§ 3º: O signatário compromete-se a disponibilizar recursos para as atividades do SIARQ/POA.

CLÁUSULA TERCEIRA

Quaisquer dúvidas decorrentes da assinatura do presente Termo de Compromisso deverão ser dirimidas junto aos comitês Estratégico e Gerencial do SIARQ/POA, que poderão, para o melhor cumprimento e funcionamento do sistema, elaborar e expedir atosnormativos devidamente chancelados pelo presidente do Comitê Estratégico do SIARQ/POA.

§ 1º: Este Termo de Compromisso terá vigência a partir da data de sua assinatura.

§ 2º: O signatário providenciará a publicação de um extrato deste instrumento no DOPA – Diário Oficial do Município de Porto Alegre.

CLÁUSULA QUARTA

Fica instituída a unidade de trabalho _____________________________

____________________, integrante do órgão signatário, como unidade responsável pelo relacionamento com o SIARQ/POA, para todos os fins, ressalvada a responsabilidade administrativa do titular do órgão signatário.

E, por assim estarem justas e de acordo, firmam o presente Termo de Compromisso na presença das testemunhas abaixo firmadas.

Porto Alegre, ________ de ____________________ de 20_______.

_________________________________________________

Presidente do Comitê Estratégico – SIARQ/POA

_________________________________________________

Órgão Signatário

Testemunha: ____________________________

Testemunha: ____________________________

DECRETO Nº 16.798, de 21 de setembro de 2010.

O PREFEITO MUNICIPAL DE PORTO ALEGRE, no uso das atribuições que lhe conferem os incisos II e IV do artigo 94 da Lei Orgânica do

Considerando que a Constituição Federal de 1988,documentação governamental e as providências para franquear sua consulta anecessitem;

considerando que o art. 1º da Lei Federal de Arquivos – Lei Federal nº8.159, de 8 de janeiro de 1991, dispõe que é dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivo, como instrumentos de apoio àadministração,à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação;

considerando a importância dos arquivos como instrumento de gestão indispensável à transparência, à eficiência, eficácia e efetividade administrativa, ao desenvolvimento político e social e como garantia do direito à informação e à memória;

considerando a Resolução nº 27 do Conselho Nacional de Arquivos, CONARQ, de 16 de junho de 2008, que dispõe sobre o dever do Poder Público, no âmbito dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, de criar e manterArquivos Públicos, na suaespecífica esfera de competência, para promover a gestão, a guarda e a preservação de documentos arquivísticos e a disseminação das informações neles contidos;

considerando que o art. 9º da Lei Federal de Arquivos – Lei Federal nº8.159, de 8 de janeiro de 1991, determina que a eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada, mediante autorização dainstituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência;

considerando que o art. 62 da Lei Federal nº 9.605, de 12 de fevereirode 1998, dispõe que é crime destruir, inutilizar e deteriorar documentos de arquivo, protegidos por lei, ato administrativo ou decisão judicial, e estabelece as sanções penaisdele decorrentes;

considerando que a perda, o extravio ou a destruição indiscriminada dopatrimônio documental público pode acarretar danos irreparáveis à administração pública, aos direitos dos cidadãos, à produção do conhecimento, à memória e à história; e

considerando a obrigatoriedade de que cada Estado, o Distrito Federal ea gestão, a preservação e o acesso aos documentos produzidos e recebidos no âmbito dos PoderesExecutivo,Legislativo e Judiciário, para pleno cumprimento das disposições contidasnos incs. XIV e XXXIII do art. 5º, no inc. III do art. 23, no art. 215, noim como nos arts. 5º, 9º e 21da Lei Federal de Arquivos,

D E C R E T A:

Art. 1º Fica instituído o Sistema de Arquivos do Município de Porto Alegre (SIARQ/POA), no âmbito da Administração Centralizada,termediária e permanente,pelasquais passam os documentos em seu ciclo vital, como forma de assegurar sua/p>

Art. 2º O SIARQ/POA tem por objetivos:

I – promover a integração dos arquivos existentes nas diversas unidades

II – racionalizar e padronizar a produção documental;

III – assegurar a proteção e a preservação da documentação arquivística

IV – facilitar o acesso ao patrimônio arquivístico público, de acordo com as necessidades da administração pública e da sociedade; e

V – normatizar o tratamento da informação arquivística a partir do usode novas tecnologias.

Art. 3º Integram o SIARQ/POA todos os órgãos da Administração Centralizada do Município.

§ 1º O titular de cada órgão deve assinar o Termo de Compromisso, conforme modelo constante no anexo deste Decreto, que tem por objetivo detalhar a forma de atuação do órgão, junto ao SIARQ/POA.

§ 2º A não assinatura do Termo de Compromisso não desobriga o órgão doara quaisquer fins.

§ 3º Poderão ser acrescentadas novas cláusulas ao Termo de Compromisso, referido no anexo, quando assim se julgar necessário.

Art. 4º O SIARQ/POA fica vinculado à Secretaria Municipal de Administração (SMA), com a seguinte estrutura:

I – Comitê Estratégico:

a) Secretário Municipal de Administração, que o presidirá;

b) Secretário Municipal da Cultura;

c) Secretário Municipal da Fazenda;

d) Secretário Municipal da Educação;

e) Secretário Municipal da Saúde; e

f) Procurador-Geral do Município;

II – Comitê Gerencial:

a) 2 (dois) representantes da SMA, sendo 1 (um) o titular da Coordenação de Documentação (CD), que o presidirá;

b) 2 (dois) representantes da Secretaria Municipal da Cultura (SMC), sendo um do Arquivo Histórico de Porto Alegre Moysés Vellinho;

c) 2 (dois) representantes da Secretaria Municipal da Fazenda (SMF), sendo 1 (um) da Controladoria-Geral do Município (CGM);

d) representantes de outros órgãos que sejam convocados pelo presidente

III – Órgãos executivos: órgãos da Administração Centralizada, atravésde suas unidades de apoio administrativo; e

IV – Comissão Permanente de Avaliação Documental (CPAD): presidida peloetentores de cargos de provimento efetivo, abaixo discriminados:

a) 1 (um) servidor com formação de nível superior em História;

b) 1 (um) servidor com formação de nível superior em Arquivologia;

c) 1 (um) Procurador da Procuradoria-Geral do Município (PGM);

d) 1 (um) Contador da CGM, da SMF; e

e) outros integrantes, conforme necessidade.

§ 1º Para as reuniões do Comitê Gerencial e da CPAD, poderão ser convidados representantes ou especialistas de outras áreas, por iniciativa de seu presidente.

§ 2º Para as reuniões do Comitê Estratégico, que devem ocorrer mensalmente, poderão ser convocados membros do Comitê Gerencial ou da CPAD, por iniciativa de seu presidente.

§ 3º O Comitê Gerencial e a CPAD se reunirão, ordinariamente, uma vezpor semana, e o Comitê Estratégico, ordinariamente, uma vez por mês, sendoctivos colegiados, sempre quenecessário.

§ 4º Atuarão como suplentes dos Secretários Municipais arrolados no inc. I deste artigo, os seus respectivos Adjuntos.

Art. 5º Compete ao Comitê Estratégico:

I – estabelecer a política e diretrizes para a gestão documental na Administração Centralizada do Município;

II – propor ações estratégicas, para a implantação da política de gestão documental no Município;

III – coordenar, apoiar, articular e avaliar as ações propostas pelo Comitê Gerencial;

IV – atuar como instância decisória da política arquivística;

V – coordenar, fornecer dados, criar condições e definir responsabilidades, com relação à implementação da política arquivística;

VI – expedir atos normativos visando à regulamentação das ações do SIARQ/POA;

VII – divulgar à sociedade e às instâncias competentes os resultados alcançados; e

VIII – recomendar providências para a apuração de atos lesivos ao patrimônio documental do Município.

Art. 6º Compete ao Comitê Gerencial:

I – implantar as diretrizes estabelecidas pelo Comitê Estratégico;

II – elaborar, segundo princípios arquivísticos, os instrumentos para implantação da gestão documental;

III – propor a capacitação técnica dos recursos humanos, que desenvolvam atividades de gestão documental;

IV – apresentar ao Comitê Estratégico alternativas de legislação ou normativas necessárias ao aperfeiçoamento e à implementação da gestão documental do Município;

V – participar do planejamento e elaboração de sistemas digitais aplicados à documentação arquivística;

VI – elaborar medidas para preservação de documentos arquivísticos de valor permanente, em seus diversos suportes;

VII – zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais,oduzido pelo Município;

VIII – zelar pelo cumprimento dos dispositivos legais emanados pelo SIARQ/POA; e

IX – elaborar relatórios periódicos, encaminhando ao Comitê Estratégico, dando conta do andamento do processo de gestão documental nos órgãos.

Art. 7º Compete aos órgãos da Administração Centralizada:

I – articular as unidades de trabalho que compõem o órgão para a realização das políticas de gestão documental e das atividades propostas pelo Comitê Gerencial, sob orientação deste;

II – promover atividades de divulgação e sensibilização no seu âmbito,visando à conscientização nos níveis político, administrativo e técnico sobre a importância da gestão documental;

III – atender as orientações e determinações do Comitê Estratégico e do

IV – constituir e coordenar grupos e comissões internas, em conjunto com o Comitê Gerencial;

V – propor e organizar eventos de capacitação técnica dos servidores designados às atividades relacionadas à gestão documental;

VI – elaborar relatórios periódicos, encaminhando ao Comitê Gerencial,dando conta do andamento do processo de gestão documental no respectivo órgão, bem como outras informações que sejam solicitadas pelo Comitê Gerencial ou pela CPAD;

VII – zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais,oduzido pelo Município, observando a adequação do espaço físico e o acondicionamento de seu acervodocumental;

VIII – zelar pelo cumprimento dos dispositivos legais emanados pelo SIARQ/POA; e

IX – indicar unidade de trabalho, que atuará como responsável pelo relacionamento do órgão com o SIARQ/POA.

Art. 8º Compete à Comissão Permanente de Avaliação Documental:

I – avaliar a documentação e definir prazos de guarda e destinação documental;

II – aprovar instrumentos de gestão documental propostos pelo Comitê Gerencial;

III – convocar especialistas de outras áreas, para auxiliar na plena execução das atribuições da CPAD;

IV – zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais,que norteiam a preservação e disponibilização do patrimônio documental produzido pelo Município; e

V – regulamentar suas atividades através de regimento interno.

Art. 9º O Comitê Estratégico e o Comitê Gerencial poderão regulamentar suas atividades através de regimento interno.

Art. 10. Os membros do Comitê Gerencial e da CPAD serão nomeados pelo presidente do Comitê Estratégico, a partir das indicaçõesfeitas pelos titulares dos órgãos da Administração Centralizada.

Parágrafo único. O mandato dos membros do Comitê Gerencial e da CPAD terá a duração de 2 (dois) anos, admitida a recondução.

Art. 11. Aplica-se o disposto neste decreto, no que couber, às Autarquias e Fundação Municipais e demais entes da AdministraçãoDescentralizada, que poderão aderir ao SIARQ/POA, através de assinatura do

Art. 12. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.

PREFEITURA MUNICIPAL DE PORTO ALEGRE, 21 de setembro de 2010.

José Fortunati,

Prefeito.

Sônia Vaz Pinto,

Secretária Municipal de Administração.

Registre-se e publique-se.

Newton Baggio,

Secretário Municipal de Gestão e

Acompanhamento Estratégico.

Anexo ao Decreto nº 16.798.

SISTEMA DE ARQUIVOS DO MUNICIPIO DE PORTO ALEGRE

TERMO DE COMPROMISSO

Aos ____________ dias do mês de ___________________ de 20____, o ComitêOA, representado pelo(a) Senhor(a) ______________________

__________________________, na qualidade de seu Presidente, e o(a) ____________________________________ ora designado SIGNATÁRIO, neste ato representado pelo(a) Senhor(a) __________________________

________________________________, e em atenção ao disposto no Decreto nº ____________, de ______ de _________________ de 20____, assinam o presente TERMO DE COMPROMISSO, com as cláusulas seguintes:

Cláusula primeira

O signatário compromete-se a contribuir para o alcance dos objetivos do

Efetuar levantamento da produção documental de cada uma de suas unidades administrativas;

Elaborar o plano de classificação de documentos;

Elaborar proposta para a tabela de temporalidade de documentos – TTD;

Aplicar a TTD e organizar os acervos documentais;

Adequar o espaço físico para acondicionar os acervos de seu arquivo corrente;

Zelar pelo cumprimento das políticas de preservação e conservação de documentos.

CLÁUSULA SEGUNDA

O signatário deverá operacionalizar e efetivar, sob orientação do Comitê Gerencial do SIARQ/POA, as políticas públicas de arquivo, e para isso, deve fornecer as informações solicitadas por tal órgão, bem como pela Comissão Permanente de AvaliaçãoDocumental – CPAD, executando as determinações do Comitê Estratégico, quedesonera-se em casos de não observância e consecução das mesmas.

§ 1º: No intuito do pleno atendimento das finalidades do SIARQ/POA, compromete-se o signatário a desenvolver ações que visem à conscientização, nos níveis políticos, administrativos e técnicos sobre a importância da gestão documental.

§ 2º: Cabe ao signatário requerer, e ao Comitê Gerencial do SIARQ/POA fornecer, guardadas as possibilidades e competências, apoio para a capacitação dos servidores designados às atividades precípuas deste termo de compromisso.

§ 3º: O signatário compromete-se a disponibilizar recursos para as atividades do SIARQ/POA.

CLÁUSULA TERCEIRA

Quaisquer dúvidas decorrentes da assinatura do presente Termo de Compromisso deverão ser dirimidas junto aos comitês Estratégico e Gerencial do SIARQ/POA, que poderão, para o melhor cumprimento e funcionamento do sistema, elaborar e expedir atosnormativos devidamente chancelados pelo presidente do Comitê Estratégico do SIARQ/POA.

§ 1º: Este Termo de Compromisso terá vigência a partir da data de sua assinatura.

§ 2º: O signatário providenciará a publicação de um extrato deste instrumento no DOPA – Diário Oficial do Município de Porto Alegre.

CLÁUSULA QUARTA

Fica instituída a unidade de trabalho _____________________________

____________________, integrante do órgão signatário, como unidade responsável pelo relacionamento com o SIARQ/POA, para todos os fins, ressalvada a responsabilidade administrativa do titular do órgão signatário.

E, por assim estarem justas e de acordo, firmam o presente Termo de Compromisso na presença das testemunhas abaixo firmadas.

Porto Alegre, ________ de ____________________ de 20_______.

_________________________________________________

Presidente do Comitê Estratégico – SIARQ/POA

_________________________________________________

Órgão Signatário

Testemunha: ____________________________

Testemunha: ____________________________